Es un patrón que vemos a menudo: la empresa compra licencias de Microsoft 365 Copilot, hace una sesión de presentación y, a los tres meses, el informe de uso muestra que la mayoría de personas lo han abierto pocas veces. La licencia se sigue pagando cada mes, pero el retorno no llega.
La licencia es la parte pequeña de la inversión, el retorno depende de la formación en Copilot que hay detrás. Y no de cualquier formación, sino de itinerarios diseñados por perfil y ligados a objetivos de negocio concretos. Una herramienta de IA no cambia la productividad de una empresa, lo hacen las personas que saben cuándo y cómo usarla.
Por qué las licencias de IA no se usan
El estudio AI at Work 2025 de BCG lo explica bien: solo el 36% de los trabajadores considera que ha recibido suficiente formación en IA, y quienes reciben cinco horas o más, especialmente presenciales y con acompañamiento, son significativamente más propensos a convertirse en usuarios habituales. Entre los perfiles operativos, el uso regular se ha estancado en el 51%.
Los motivos de fondo suelen ser tres:
- Nadie ha explicado para qué sirve en cada puesto. «Úsalo» no es una instrucción útil.
- Las primeras pruebas decepcionan porque se hacen con peticiones vagas, y el usuario concluye que «no funciona».
- Falta confianza: dudas sobre la confidencialidad de los datos o sobre si se puede usar para tareas importantes.
Por qué una única formación en Copilot no sirve para todos
Una sesión general de «Copilot para toda la empresa» tiene sentido como punto de partida, pero no genera hábito. Un director financiero, una comercial y un técnico de IT usan Copilot para cosas completamente distintas, con datos distintos y riesgos distintos. Si la formación no habla de su trabajo, no se aplica.
Itinerarios de formación en Copilot por perfil
Proponemos estructurar la formación en itinerarios cortos y prácticos, con casos de cada área:
Dirección
El objetivo no es que la dirección domine la herramienta, sino que sepa liderar su adopción: qué usos aportan valor, qué riesgos hay que gobernar, cómo predicar con el ejemplo y cómo medir el impacto. Casos prácticos: preparar reuniones a partir de correos y documentos, sintetizar informes y hacer seguimiento de las decisiones.
Finanzas
Copilot en Excel y Power BI para analizar desviaciones, preparar comentarios de cierre y explicar cifras. Aquí es clave enseñar a validar: de dónde salen los datos, cómo comprobarlos y cuándo no hay que delegar en la IA.
Comercial
Preparar visitas con el contexto del cliente, redactar propuestas a partir de plantillas e históricos, resumir reuniones y hacer su seguimiento. El impacto se mide en tiempo dedicado al cliente y en agilidad de respuesta.
IT
Es el perfil que debe sostener todo el despliegue: permisos y gobierno del dato en Microsoft 365, informes de uso, seguridad y, cada vez más, creación de agentes con Copilot Studio. También debe poder actuar como soporte interno para el resto de equipos.
Cómo medir la adopción y la productividad
Para que la inversión se pueda defender, hay que medir antes y después:
- Uso: usuarios activos y frecuencia, a partir de los informes de uso de Microsoft 365.
- Casos de uso adoptados: qué tareas concretas se han incorporado al trabajo de cada equipo.
- Tiempo ahorrado: en tareas definidas antes de la formación, como preparar un informe o una propuesta.
- Licencias reasignadas: quien no la usa tras la formación quizá no la necesita, y eso también es ahorro.
Un buen plan de formación no termina con el curso: incluye una red de usuarios de referencia en cada área, sesiones de seguimiento y un espacio para compartir buenas prácticas.
Cómo lo hacemos en Trentia
En Trentia diseñamos planes de formación en Copilot a partir de los perfiles y los objetivos de cada empresa, con casos prácticos sobre su trabajo real y seguimiento posterior. Los imparten consultores que despliegan Microsoft 365 y Copilot en proyectos, y por eso podemos conectar la formación con el gobierno y la configuración del entorno. Además, gestionamos su bonificación a través de FUNDAE.
Puedes empezar por el curso de Microsoft Copilot o por el curso de Microsoft 365, o pedirnos un itinerario a medida para tus equipos.
